MAKALAH
MANAJEMEN PROYEK
DAN MANAJEMEN RESIKO
MANAJEMEN WAKTU
DISUSUN OLEH :
KELOMPOK VI
·
BIMA DWI PAMUNGKAS 22114171
·
MARTHIN PANDAPOTAN 26114432
·
NURDIN KAROMAH 28114206
FAKULTAS ILMU
KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS
GUNADARMA
2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas
segala limpahan rahmat Taufik Hidayah serta Inayah-Nya sehingga kami dapat
menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat
sederhana.
Makalah ini Berisi tentang manajemen waktu yang
memiliki sejumlah konteks proses menejemen waktu proyek, definisi dan susunan
aktivitas dan project diagram. Semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan
dan pengalaman kita semua.
Kami menyadari bahwa sebagai manusia
yang memiliki keterbatasan, tentu hasil karya kami ini tidak luput dari
kekurangan baik dari segi isi maupun penuliisan kata. Maka dari itu dengan
mengharapkan ridha Allah swt kami sangat membutuhkan kritik dan saran yang
membangun dari anda semua demi untuk memperbaiki makalah kami dimasa yang akan
datang. Semoga Allah swt meridhai makalah ini. Amin ya rabbal amin.
Jakarta, 6 Oktober 2016
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................... 2
DAFTAR ISI.................................................................................................. 3
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah................................................................. 4
1.2 Rumusan Masalah........................................................................... 4
1.3 Tujuan penulisan............................................................................. 4
BAB II PEMBAHASAN
2.1. Pentingnya
Jadwal Proyek........................................................... 5
2.2. Proses Manajemen
Waktu Proyek................................................ 5
2.3. Diagram Jaringan.......................................................................... 6
2.4. Estimasi Durasi Aktivitas Dan Pembentukan
Jadwal ................ 7
2.5. Calculating Early and Late Start and
Finish Dates..................... 7
BAB III PENUTUP
3.1. Kesimpulan.................................................................................. 10
3.2. Saran............................................................................................ 10
DAFTAR PUSTAKA................................................................................... 11
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Manajemen adalah aktivitas yang
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan kepemimpinan, serta
pengawasan terhadap pengelolaan sumber daya yang dimiliki suatu organisasi
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proyek merupakan Suatu kegiatan
sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam waktu terbatas dengan
alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk
(deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas.
Semakin maju peradaban
manusia, semakin cangih dan kompleks proyek yang dikerjakan dengan melibatkan
pengguna sumberdaya dalam bentuk tenaga manusia, material dan dana yang
jumlahnya bertambah besar. Diiringi pula dengan semakin ketat kompetisi
penyelenggaraan proyek untuk memenuhi kebutuhan masyarakat sehingga dibutuhkan
cara pengelolaan, metoda serta teknik yang paling baik sehingga pengunaan
sumber daya benar-benar efektif dan efisien sehingga dibutuhkan manajemen
proyek. Dengan kata lain manajemen proyek tumbuh karena dorongan mencari
pendekatan penggelolaan yang sesuai dengan tuntutan dan sifat kegiatan proyek,
suatu kegiatan yang dinamis dan berbeda dengan kegiatan operasional rutin.
Manajemen Proyek berbeda dengan manajemen klaisik yang berhasil menggelola
kegiatan operasional. Hal ini karena beberapa prilaku proyek yang penuh
dinamika dan adanya perubahan cepat.
1.2 Rumusan Masalah
·
Bagaimana memproses manajemen proyek?
·
Seberapa pentingkah untuk melakukan
penjadwalan proyek?
1.3 Tujuan Penulisan
Mahasiswa
secara umum mengerti dan memahami pentingnya jadwal proyek dan manajemen waktu
proyek yang baik. Mengetahui kebijakan dan perencanaan proyek.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
Pentingnya Jadwal Proyek.
Manajer
proyek biasanya menganggap penyerahan hasil tepat pada waktunya adalah
tantangan yang paling besar. Isu mengenai jadwal merupakan sebab utama
terjadinya konflik dalam proyek, khususnya pada paruh kedua jalannya proyek.
Waktu merupakan besaran yang paling tidak fleksibel; waktu akan berlalu apapun
yang terjadi pada proyek.
Terdapat
konflik yang dapat terjadi pada jadwal. Penyebabnya adalah Individual work
style dan perbedaan budaya. Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pada perilaku
individu terhadap struktur dan tenggat (deadline). Beberapa individu memilih
untuk mengikuti jadwal dan memenuhi tenggat sementara beberapa individu yang
lain tidak. Perbedaan budaya bahkan utk negara yang sama akan mempunyai
perilaku yang berbeda terhadap jadwal.
2.2
Proses Manajemen Waktu Proyek
1.
Definisi Aktivitas
Definisi
Aktivitas merupakan identifikasi aktivitas khusus yang harus dilakukan
oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk menghasilkan deliverables.
Aktivitas atau tugas adl elemen pekerjaan yg biasanya ditemukan pd proyek yang
membutuhkan durasi, biaya, dan sumberdaya
Jadwal
proyek menjadi dokumen mendasar yg mengawali proyek. Project charter mencakup
tanggal mulai dan berakhirnya proyek, juga mengenai informasi anggaran. Pernyataan
lingkup dan Work Breakdown Structure(WBS) membantu bagaimana proyek akan
dilaksanakan.
Definisi
aktivitas mencakup pengembangan WBS yang lebih rinci dan penjelasan yg
mendukung pengertian tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat
dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yangg realistis.
1. Daftar
Aktivitas dan Atributnya
Daftar
aktivitas adalah tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek.
Daftar ini harus mencakup:
·
Nama aktivitas
·
Nomor atau identitas aktivitas
·
Deskripsi singkat ttg aktivitas
Atribut
aktivitas menyediakan informasi yang lebih banyak tentang setiap aktivitas,
misalnya tentang aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis,
kebutuhan sumberdaya, hambatan- hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait
aktivitas
2. Milestone
Milestone
adalah kejadian penting yang biasanya tdk mempunyai durasi. Seringkali
dibutuhkan bbrp aktivitas dan byk pekerjaan untuk menyelesaikan sebuah
milestone. Milestone merupakan tool yang sangat berguna untuk membuat tujuan
jadwal dan memantau perkembangan (progress). Misalnya:
·
Penyelesaian penandatanganan
dokumen-dokumen penting oleh customer
·
Penyelesaian produk-produk spesifik
2. Pengurutan Aktvitas
Pengurutan
Aktivitas merupakan identifikasi dan dokumentasi keterkaitan antar aktivitas
proyek. Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yang harus dikerjakan
dan menentukan ketergantungannya satu dengan yang lain. Ketergantungan atau
hubungan antar aktivitas terkait dengan pengurutan aktivitas atau tugas-tugas
proyek. Harus ditentukan ketergantungan antar aktivitas untuk
kepentingan critical path analysis.
1. Tipe
Ketergantungan
·
Ketergantungan mandatori: sejalan dengan
sifat pekerjaan yang akan dilakukan dalam proyek atau sering disebut
juga hard logic.
·
Ketergantungan diskresionari: ditentukan
oleh tim proyek atau sering disebut soft logicdan harus digunakan dengan
hati-hati karena kemungkinan akan membatasi pilihan penjadwalan yang
sesudahnya.
·
Ketergantungan eksternal: mencakup
hubungan antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek
2.3Diagram
Jaringan
Diagran
jaringan merupakan teknik yang digunakan untuk memperlihatkan pengurutan
aktivitas. Sebuah diagram jaringan adalah tampilan skematis mengenai hubungan
logis antara aktivitas-aktivitas proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas
proyek.
Terdapat dua format
utama, yaitu:
·
Arrow Diagramming Method (Activity on
Arrow atau AOA)
Perhatikan
gambar diatas. Asumsikan bahwa semua durasi adalah dalam satuan hari; A=1
berarti aktivitas A mempunyai durasi 1 hari.
ADM
disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On Arrow). Aktivitas dinyatakan
dengan anak panah (arrow). Titik (node) atau lingkaran berada pd ujung awal dan
ujung akhir aktivitas. Hanya dapat memperlihatkan ketergantungan
finish-to-start.
Cara
membuat Diagram AOA adalah sebagai berikut :
1)
Temukan semua aktivitas yg berawal dari node 1. Gambarkan node selesainya dan
kmd gambarkan anak panah antara kedua node tersebut. Berikan nama aktivitas dan
estimasi durasi untuk aktivitas yang bersangktan.
2)
Lanjutkan dengan menggambar diagram dari kiri ke kanan. Perhatikan jika ada
burst dan merge. Burst terjadi jika node tunggaldiikuti oleh dua atau lebih
aktivitas. Merge terjadi jika dua atau lebih node mendahului sebuah node
tunggal.
3)
Lanjutkan hingga semua aktivitas yg mempunyai ketergantungan satu sama lain
telah dimasukkan ke dalam diagram.
4)
Semua anak panah mengarah ke kanan dan tidak ada anak panah yang menyilang
diagram jaringan AOA.
o
Precedence Diagramming Method (PDM)
Pada Diagram ODM,aktivitas dinyatakan
menggunakan kotak (boxes). Anak panah menunjukkan hubungan antara
aktivitas-aktivitas. PDM lebih populer daripada metode ADM dan digunakan oleh
perangkat lunak manajemen proyek. Lebih baik dalam memperlihatkan tipe-tipe
ketergantungan yang berbeda.
2.4
Estimasi
Durasi Aktivitas Dan Pembentukan Jadwal
Sebelum
Anda dapat memperkirakan durasi untuk setiap kegiatan, Anda harus memiliki ide
yang baik dari jumlah dan jenis sumber daya (orang , peralatan , dan
bahan-bahan ) yang akan ditugaskan untuk setiap kegiatan. Sebuah daftar
proyek aktivitas , atribut kegiatan , kalender sumber daya atau
ketersediaan , perusahaan, faktor lingkungan , dan aset proses organisasi
(seperti kebijakan mengenai kepegawaian dan outsourcing ) semua masukan penting
untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan.
2.5
Calculating
Early and Late Start and Finish Dates
·
Early start and finish times
Untuk
melakukan forward pass pada Diagram Precedence dua bahan yang diperlukan.
Yang
pertama adalah saat mulai proyek. Banyak proyek dijadwalkan sesuai dengan hari
kerja dan dampak cuaca tidak dianggap, oleh karena itu, kecuali diinstruksikan,
semua proyek dapat diasumsikan untuk memulai pada hari pertama (1).
Komponen
kedua diperlukan untuk melakukan maju lulus adalah set lengkap durasi
aktivitas. Kegiatan jangka waktu dan urutan harus ditentukan sebelum menggambar
diagram didahulukan dan, karena itu, harus tersedia saat Anda melakukan forward
pass.
Diagram
di bawah menunjukkan jadwal tiga aktivitas sederhana dengan kotak Waktu Awal
siap untuk memulai forward pass.
Untuk
melakukan forward pass dalam Diagram Precedence, mulai dengan kegiatan pertama
dalam jadwal dan tempat tanggal mulai proyek di Awal Start Time. Awal Finish
Waktu masing-masing kegiatan adalah awal Start Time ditambah durasi aktivitas.
Awal Finish Waktu dari kegiatan yang diberikan menjadi awal Start Time kegiatan
menyusul. Pemain depan lulus selesai ketika setiap kotak Awal Start Time pada
jaringan memiliki nilai.
·
Crashing and Fast Tracking
Crashing
and Fast Tracking (Menerjang dan cepat-pelacakan) jadwal cara mengurangi
panjang dari jadwal proyek. Menerjang adalah istilah umum untuk mengurangi
jadwal proyek. Ketika kita kecelakaan jadwal, kita menghabiskan uang atau
sumber daya untuk mengurangi waktu yang dijadwalkan untuk proyek sedemikian
rupa sehingga kita melakukan hal-hal yang memiliki penurunan terbesar dalam
jadwal untuk sedikitnya jumlah biaya. Ketika kami pertama mulai kecelakaan
jadwal, jumlah yang relatif kecil uang dan sumber daya harus dihabiskan untuk
mendapatkan pengurangan yang cukup besar waktu proyek. Karena kami terus
mengurangi jadwal, kenaikan biaya relatif.
Pelacakan
cepat adalah jenis khusus pengurangan jadwal. Ketika kita FastTrack, kita
mengambil item yang awalnya dijadwalkan akan dilakukan secara berurutan dan
menjadwal ulang mereka untuk dilakukan secara paralel atau sebagian dalam
paralel. Pelacakan cepat juga akan meningkatkan biaya tetapi, yang lebih
penting, itu akan meningkatkan risiko. Ketika kita memiliki beberapa tugas
dalam suatu proyek yang terjadi pada waktu yang sama dan sesuatu yang salah
atau masalah berkembang, mungkin perlu untuk mengganggu semua kegiatan
berlangsung.
·
Program Evaluation and Review
Technique (PERT), PERT Formula and Example
o
PERT (Project Evaluation and Review
Technique)
Model jaringan grafis
yang menggambarkan tugas-tugas proyek dan hubungan antara tugas-tugas sebuah
proyek.
· PERT teknik analisis network diagram yang
dapat digunakan untuk mengestimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian
yang tinggi mengenai estimasi durasi aktivitas individual
· PERT menggunakan estimasi probabilitas
waktu yang digunakan berdasarkan estimasi durasi aktivitas optimistic, most
likely, and pessimistic.
PERT
weighted average formula:
optimistic time + 4X
most likely time + pessimistic time
Example:
PERT weighted average =
8 workdays + 4 X
10 workdays + 24 workdays = 12 days
where 8 = optimistic
time, 10 = most likely time, and 24 = pessimistic time
BAB
III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Keberhasilan
dalam setiap kegiatan perusahaan atau organisasi atau individu
diperlukanpenggunaan atau pemanfaatan waktu yang secara optimal dari
seluruh sumber daya yang terdapatdidalamnya. Salah satunya adalah waktu.
Oleh karena itu untuk memperoleh lebih banyak waktuyang terbatas diperlukan
manajemen waktu khususnya dalam kehidupan sehari-sehari
3.2
Saran
Cara terbaik menggunakan waktu adalah segera
lakukan tindakan, dan buang kemalasan.Kemauan dan pikiran harus disatukan untuk
melakukan tindakan nyata dan bukan kata-kata.Ketika anda pandai bicara, maka
tindakan anda memberikan contoh atau keteladanansangat diperlukan. Jangan sombong,
karena kesombongan akan menjatuhkan diri andasendiri.Pastikan tidak ada waktu
Anda yang terbuang sia-sia, karena manajemen waktu
merupakanawal sebuah keberhasilan Anda
DAFTAR
PUSTAKA
·
http://dhonykurniadi0204.blogspot.com/2012/01/project-time-management-manajemen-waktu.html 5/11/2013
Tidak ada komentar:
Posting Komentar